Im Rahmen eines Projektes hat X4S im Microsoft Dynamics CRM mittels Customizing die Anforderungen an eine Projektabrechnung angepasst.

 

Die Idee war ursprünglich alle Kundenprojekte über das Microsoft Dynamics CRM abrechnen zu können und gleichzeitig Überblick über alle bereits erbrachten Dienstleistungen und Kosten zu dem jeweiligen Projekt zu erhalten. Dafür ist es erforderlich, dass Mitarbeiter ihre Leistungen mit entsprechendem Aufwand in Stunden im CRM erfassen. Die Leistung stellt sicher, dass jederzeit die korrekten Stunden abgerechnet werden – hier wird zwischen „geleisteten“ und „abrechenbaren“ Stunden unterschieden. Ferner ist über einen Status sichergestellt, dass bereits abgerechnete Stunden als solche gekennzeichnet werdenSomit sollen versehentlich doppelte oder vergessene Abrechnungen vermieden werden. Anschließend soll es möglich sein, aus diesen dann Rechnungen zu generieren. 

So wurden zum Start erst einmal neue Entitäten (siehe Abbildung oben) wie „Projekt“ oder „Reise“ mit den nötigen Feldern zum Ausfüllen erstellt, die so im Standard nicht enthalten sind. Mit den richtigen Beziehungen der Entitäten ist es dem Anwender möglich, die Leistungen (z.B. Beratung oder Entwicklerdienstleistung) die ein Mitarbeiter erstellt, einem Stundensatz, und diesen wiederum einem Projekt zuzuordnen. Zum einen hat der Mitarbeiter Überblick über all seine Leistungen und kann sich so z.B. monatlich einen Leistungsnachweis nach Excel exportieren, zum anderen sind alle projektbezogenen Leistungen in Summe entweder in Stunden oder als Gesamtbetrag in Euro im Projekt als Überblick abgebildet. Eigene Reisen und Bestellungen vom Kunden werden ebenfalls jeweils in Summe im zugehörigen Projekt abgebildet. So ist es jederzeit möglich die bereits geleisteten und abrechenbaren Stunden mit dem bestellten Auftragsvolumen zu vergleichen und ggf. eine Nachbestellung anzufordern. Rechnungen zu einem Projekt können ganz einfach aus einer selbst erstellten Wordvorlage direkt aus dem Microsoft Dynamics CRM erstellt und anschließend an den Kunden zugesendet werden. Ggf. sind auch hier die Reisekosten dem Kunden in Rechnung zu stellen – diese werden berücksichtigt, wenn es Reisen zu dem Projekt gegeben hat. Durch die Anbindung von Microsoft SharePoint ist es möglich sämtliche Dokumente wie Aufträge, Angebote oder die erstellten Rechnungen im Projekt abzulegen. So hat immer jeder Projektbeteiligte alle notwendigen Informationen zentral an einem Ort und kann darauf von überall aus zurückgreifen. 

So bietet die Anwendung nun eine vollständige Begleitung der Projekte – von der Bestellung eines Auftrages über die Umsetzung bis hin zur Abrechnung der abgeschlossenen Projekte. Hier ein Beispielprojekt: