Wer Microsoft SharePoint im eigenen Unternehmen nutzt, hat eine ganze Palette moderner Kollaborationswerkzeuge zur freien Verfügung und Nutzung. Trotzdem erfolgt in den meisten Unternehmen Koordination und Kommunikation weiterhin überwiegend über Email. Gerade bei der Zusammenarbeit von mehr als zwei Personen entstehen dadurch sehr schnell Redundanzen und Inkonsistenzen sowohl beim Informationsaustausch als auch bei der Bearbeitung von Vorgängen und Dateien. Die Lösung für dieses Problem kann denkbar einfach und naheliegend sein. Viele kennen die Verfahrensweisen sicherlich sogar aus dem privaten Bereich und sind damit vertraut: wer hat denn noch nie seinen aktuellen Status in Facebook gepostet? Oder haben Sie vielleicht schon einmal getwittert?

Prinzipiell ist ein Microblog nichts anderes als die Facebook Statusleiste: ein kleines webbasiertes Log-Buch für Textnachrichten. Im SharePoint ist dies als sog. Newsfeed (Microfeed) realisiert und taucht sogar standardmäßig auf jeder Teamwebsite auf. Und auch in Dynamics CRM gibt es dieses Feature.

Sehr analog zu Facebook können hierüber Statusmeldungen erfolgen. So können bspw. die aktuellen Fortschritte in einem Projekt textuell festgehalten werden. Möglich ist auch die Protokollierung von Vorgängen im Rahmen einer Kundenbetreuung. Auch beim Incident Management können hier Bearbeitungsschritte dokumentiert werden. Die Anwendungspalette reicht sicherlich noch deutlich weiter. Fakt ist, dass durch Konsequente Nutzung eines Microblogs eine zentrale, konsistente, chronologisch geordnete Dokumentation entsteht, die allen Beteiligten eine einheitliche Informationsbasis bietet und gleichzeitig die lästige Email-Flut reduziert.

Nutzt man zudem sinnvoll die in SharePoint angebotenen Features „Alarmierung“ oder „Person folgen“ bleibt man stets über Postings in bestimmten Blogs oder von bestimmten Personen auf dem laufenden.

Wichtig ist, dass man die Nutzer über das Vorhandensein entsprechender Funktionen informiert und sie ggf. in der Anwendung schult. Zudem sind in der Regel interne Richtlinien essentiell, welche die Nutzung in bestimmten Szenarien vorschreibt und regelt (und so die Nutzer gewissermaßen, zumindest in der initialen Phase, zu ihrem Glück zwingt). Dies hilft dabei, alte Gewohnheiten aufzubrechen und neue, effektiver und effizientere, Verfahrensweisen zu etablieren.