Projektziele sind kein Selbstzweck. Sie dienen wesentlich dazu ein Projekt zum Erfolg zu führen. Lesen Sie hier, warum und wie Sie Ziele für Ihre Projekte definieren.

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Warum sollte das Projekt durchgeführt werden? Unterschwellig ist jedem Beteiligten wahrscheinlich bewusst, warum ein Projekt durchgeführt werden sollte. Aber hat auch jeder Beteiligte genau das gleiche Verständnis und Bewusstsein für das Projekt? Ist dieses gemeinsame Verständnis nicht sichergestellt, so starten die Projektbeteiligten höchstwahrscheinlich mit sehr unterschiedlichen Erwartungshaltungen in das Projekt. Und dies führt zu Missverständnissen und Hindernissen im Projekt.

Das Projekt-Gesamtziel

Zieldefinitionen sind die Legitimation und Projektbegründung. Der Grundstein des Projektes und der erste Schritt für alle Beteiligten ein gemeinsames und möglichst gleich verstandenes Ziel zu schaffen.
Dabei ist das Gesamtziel des Projektes einer der ersten und wichtigsten Schritte.

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Ein Gesamtziel zu formulieren führt häufig dazu, dass man sich :

  • Nochmals oder erstmals Gedanken darüber macht, welche ganz wesentlichen Ziele erreicht werden sollen

    Es soll eine Anwendung entwickelt werden, die den Mitarbeitern des Einkaufs ein schnelleres Bearbeiten von Einkaufsaufträgen ermöglicht.

  • Klar darüber wird, dass die Projektziele irgendwie messbar gemacht werden sollten.

    Wann ist ein Ziel erreicht?

    Ist allen klar was Begriffe wie „schneller“ tatsächlich bedeuten sollen?

    Wieviel schneller ist „schneller“?

    Es soll eine Anwendung entwickelt werden, die den Mitarbeitern des Einkaufs ein 20% schnelleres Bearbeiten von Einkaufsaufträgen ermöglicht, als aktuell (20 Minuten pro Vorgang im Durchschnitt)

  • Größere und schnelle Akzeptanz bei allen Interessenvertretern (Stakeholdern) des Projektes verschaffen kann, wenn Ziele messbar sind, und Erfolge greifbar sind. Jeder Stakeholder wird genau wissen, was er bzw. sein Bereich davon hat, wenn das Projekt erfolgreich ist.
  • Auch darüber Gedanken macht, ob die Formulierung des Projektziels auch tatsächlich ausreichend, gleichzeitig jedoch realistisch und erreichbar ist.

    Ist eine 20%ige Beschleunigung der Vorgänge ausreichend?

    Wären 80% nicht viel besser?

    Ist es überhaupt möglich eine 80% Beschleunigung zu erreichen?

    Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Prozessen und Anwendung?

  • letztendlich auch mit verfügbaren Ressourcen und Abhängigkeiten von anderen Vorhaben beschäftigen muss, sowie zu jedem Ziel auch immer eine Vorstellung von „wann“ haben muss. Termine spielen eine Rolle.

Das Projekt-Gesamt-Ziel ist also Motivation und Vision. Es schafft ein gemeinsames erstes Verständnis und ist der Leitfaden für die nachfolgende Feindefinition der Einzelziele.

Abgrenzungen und NICHT Ziele

Jedoch müssen auch Abgrenzungen und Ausnahmen zum Projektziel bedacht und definiert werden. Also sollten mehrere Fragen beantwortet werden:

  • Was soll mit dem Projekt NICHT erreicht werden?
  • Welche Abhängigkeiten existieren zu anderen Projekten oder vorhandenen Gegebenheiten?
  • Müssen intern noch Voraussetzungen geschaffen werden, um das Projekt realisieren zu können?

Beispiele könnten sein:

  • Die zu entwickelnde Anwendung soll keine neuen Prozesse definieren, sondern die vorhandenen Prozesse miteinander verbinden und die Durchlaufgeschwindigkeit erhöhen
  • Die Entwicklung der Anwendung muss die bestehenden Bemühungen zur Schaffung von Import- und Export-Schnittstellen im Einkauf berücksichtigen und unterstützen
  • Die neue Anwendung soll zwar browserbasiert sein, nicht jedoch als mobile App zur Verfügung stehen

Das Vorgehen

Entwickeln Sie eine Vision für Ihr Projekt.

Dabei kann zunächst wirklich eine Idealvorstellung im Vordergrund stehen. Sammeln Sie Ideen und Input von allen Projektverantwortlichen und Projekt-Treibern (Stakeholdern). Formulieren sie ruhig die Vision der „Eier legenden Wollmilchsau“.
Im Zuge der Entwicklung dieser Ziel-Vision wird immer klarer werden, dass es Schwerpunkte und Prioritäten gibt, die vor anderen Wünschen und Anforderungen an das Projekt stehen. So wird die Definition immer mehr verfeinert.
Nach einer ersten oder zweiten Verfeinerung bringen Sie zusätzlich die Abgrenzungen und NICHT-Ziele mit ein. Diese sollten bis zu diesem Zeitpunkte ebenfalls recht klar sein und zumindest in Stichworten zusammen zu tragen sein.
Wenn alle Beteiligten zusammen arbeiten und in die Zieldefinition in einem Workshop gemeinsam erarbeitet wird, dann haben Sie das Gesamt-Projektziel innerhalb von 1-2 Stunden so gut definiert, dass alle ein gemeinsames Verständnis des Projektes haben und zusammen motiviert auf ein Ziel zuarbeiten können. Die Erwartungshaltungen sind geklärt.
Lassen Sie das Projektziel (und natürlich auch die Abgrenzungen und Nicht-Ziele) von allen Stakeholdern „unterschreiben“. Dies kann tatsächlich formell mit einer Unterschrift erfolgen, was die Absicht gemeinsam ein Ziel zu erreichen noch einmal unterstreicht.

Lesen Sie demnächst weiter: -> Die Einzel-Ziel Definitionen …. So sind Sie SMART!

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