Planner Icon

Was ist Office 365 Planner?

Mit Planner bietet Microsoft den Nutzern von Office 365 eine leichtgewichtige Anwendung zur Organisation von Plänen und kleinen Projekten. Einzelne Aufgaben werden erstellt und Mitarbeitern zugewiesen. Fristen können festgelegt, der Fortschritt dokumentiert und wichtige Dateien an die Aufgaben angehangen werden. Office 365 Planner ist eine App, die Nutzern von Office 365 zur Verfügung steht. Erstmals wurde sie im September 2015 vorgestellt. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf der gemeinsamen Nutzung mit weiteren Apps aus dem Office 365 Paket.

Wie wird Office 365 Planner verwendet?

Die Verwendung von Microsofts Planner ist online im Browser oder mobil mit Apps für Android oder iOS möglich.
Hierbei ist der Gebrauch sehr simpel gehalten, lange Einarbeitungszeiten sind in der Regel nicht notwendig. Soll ein Plan erstellt werden, wird mit der Option „Neuer Plan“ ein Dialog geöffnet, der die Möglichkeit bietet dem neuen Plan einen Namen und eine Beschreibung zu geben, sowie festzulegen ob der Plan für den Rest des Unternehmens veröffentlicht werden soll oder ob nur eingeladene Mitarbeiter zugriff darauf haben.

Im „Planner-Hub“ werden alle Pläne des angemeldeten Benutzer angezeigt. Als Favoriten markierte Pläne werden hervorgehoben und mit zusätzlichen Details dargestellt. Hier findet sich auch der neu erstellte Plan „Neues Projekt“ wieder und kann geöffnet werden.

Einzelne Abschnitte eines Plans, von Microsoft als Buckets bezeichnet, werden in der Board-Übersicht nebeneinander dargestellt. Hier besteht die Möglichkeit zu einem Plan unbegrenzt weitere Buckets hinzuzufügen. In diese Buckets können einzelne Aufgaben eingetragen werden. Wird eine neue Aufgabe erstellt, kann zunächst nur der Name, die Frist zur Fertigstellug sowie ein oder mehrere Bearbeiter eingestellt werden. Auch Mitarbeiter, die noch nicht Teil des Plans sind, stehen in der Suche zur Verfügung und werden ggf. dem Plan hinzugefügt.

Weiter kann eine Detailansicht der Aufgaben geöffnet werden um zusätzliche Informationen abzulegen. Hier besteht die Möglichkeit den Bearbeitungsstatus aus den Zuständen „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ auszuwählen und das Startdatum der Bearbeitung zu speichern. Bearbeiter und Frist können geändert werden. Ausserdem können eine Aufgabenbeschreibung, eine Checkliste, Anhänge sowie Kommentare hinzugefügt werden.

Zur Übersicht eines Plans stehen unterschiedliche Ansichten zur Verfügung. So kann die Board-Übersicht der Aufgaben anhand der erstellten Buckets, den zur Bearbeitung eingetragenen Mitarbeitern oder dem Bearbeitungsstatus gruppiert werden. Außerdem steht eine Diagrammansicht zur Verfügung die die darüber informiert, wie viele der Aufgaben noch zu erledigen sind und wie diese unter den Mitarbeitern verteilt sind.

Dem Angemeldeten Nutzer steht schließlich unter der Ansicht „Meine Aufgaben“ eine Übersicht aller Aufgaben zur Verfügung in denen der Nutzer zur Bearbeitung eingetragen wurde. Diese Ansicht kann nach Bearbeitungsstatus oder nach den Plänen, aus denen die Aufgaben stammen, sortiert werden.

 

Verwendung mit Office 365 und Grenzen der Anwendung

Das es sich bei Planner um eine Anwendung aus dem Office 365 Paket handelt merkt man auch bei der Nutzung. An vielen Stellen besteht die Möglichkeit die Funktionen von anderen Office 365 Anwendungen zu Nutzen. So werden alle Outlook Kontakte bei der Auswahl der Bearbeiter vollständig berücksichtigt, auch wenn sie dem Plan nicht zuvor hinzugefügt wurden. Für erstellte Pläne wird ein gemeinsames Online-Notizbuch unter OneNote nutzbar, sowie Platz auf dem gemeinsamen SharePoint zur Verfügung gestellt. Weiter wird für jeden erstellten Plan automatisch eine Gruppe in Outlook erstellt. Ebenso funktioniert dies umgekehrt: Wenn eine Gruppe in Outlook erstellt wird, wird für diese auch ein neuer Plan in Planner erstellt.

Ganz klar möchte Microsoft mit ihrem leichtgewichtigen Tool aber keine Konkurrenz zu dem großen Bruder Project Online darstellen. Für große Projekte eignet es sich nicht, da beispielsweise eine Zeitachse als Gantt-Chart fehlt oder auch die Verwendung eigener Zustände bei der Bearbeitung nicht möglich ist. Planner ist eine App die sich ganz klar für die Verwendung in kleineren Projekten eignet. Wird sie nur hierfür eingesetzt, so kann sie sich als sehr nützlich erweisen – für größere Projekte ist sie schlicht zu unübersichtlich und es fehlt der Funktionsumfang.

Im „Planner-Hub“ werden alle Pläne des angemeldeten Benutzer angezeigt. Als Favoriten markierte Pläne werden hervorgehoben und mit zusätzlichen Details dargestellt. Hier findet sich auch der neu erstellte Plan „Neues Projekt“ wieder und kann geöffnet werden.