…oder: Ursache und Wirkung nach Microsoft-Art.

Die moderne IT-Welt mit ihren Netzwerken, und damit vor allem dem Internet, hat uns einen bunten Blumenstrauß an Plattformen beschert. Darunter auch viele Kommunikations- und Social Media-Plattformen, aber auch Speicher- und Mail-Dienste. Viele dieser Dienste sind nicht mehr Stand-Alone-Systeme. Sie können teilweise auch untereinander kommunizieren, wenn auch in begrenztem Maße. Hier setzt Microsofts Flow an. Aus der Sicht von Flow sind all diese Dienste, Apps und Plattformen lediglich sogenannte Konnektoren, zwischen die sich Flow „einhängen“ kann. Alles, was Flow dazu benötigt, um zwischen zwei Plattformen, also Konnektoren, einen „Fluss“ herzustellen, ist eine aktive Verbindung zu denselben. Und das bedeutet nichts anderes, als das der Nutzer ein Konto bei dem jeweiligen Dienst benötigt, mit dem er sich dort anmelden kann.

Zum Zeitpunkt, da dieser Beitrag verfasst wird, beträgt die Anzahl der Dienste, also Konnektoren, bereits zweihundert. Die Liste der aktuell verfügbaren Konnektoren (Connectors) finden Sie auf Microsofts Webseite für Flow.

Neben den Microsoft-Apps findet man aber auch eine weit höhere Zahl an Apps anderer Anbieter. Hier sind es zum Beispiel Facebook, Twitter, Dropbox, Instagram, Pinterest, WordPress, sowie alle gängigen E-Mail-Clients der jeweiligen Anbieter, nur um einige zu nennen. Auffallend an der ständig wachsenden Liste an Konnektoren ist, dass Microsoft mehr und mehr in den Markt der Business-Apps vordringt. Und somit kann aus einem vermeintlichen Spielzeug ein echtes Werkzeug für unseren Alltag werden, das uns viel Arbeit abnehmen kann. Und zwar Arbeit, die von uns vormals stupide wieder und wieder durchgeführt wurde und folglich bequem automatisiert werden kann.

Mir fällt da gerade ein sehr passendes Beispiel ein, das viele von uns bestens kennen. Am Monatsende, wenn der Lohn oder das Gehalt erwartet wird, loggen sich viele alle paar Minuten online bei ihrer Bank ein, um nachzuschauen, ob es schon verbucht wurde. Das tun sie genau so lange, bis dann tatsächlich die Überweisung eintrifft. Viele Banken bieten hierfür (oder besser hiergegen) einen neuen Service an: den „Kontowecker“ oder „Gehaltswecker“ oder wie auch immer er genannt wird. Das Prinzip dahinter ist dasselbe. Die Kunden hinterlegen eine E-Mail-Adresse oder Handynummer und man wird automatisch benachrichtigt, sobald der Lohn/das Gehalt gutgeschrieben wurde. Toll! Da hat man sich viel Ablenkung erspart und kann sich um andere Dinge kümmern.

Die ganze Sache hat allerdings noch einen anderen Hintergrund. Die Bank nämlich, beziehungsweise der Webserver der Bank, muss sich ab sofort um viel weniger Anfragen kümmern. Tausende Kunden rufen nun nicht ständig die Webseite der Bank auf, sondern verlassen sich auf die Benachrichtigungsfunktion. Das spart Netzwerklast, Speicher und Strom und somit letztlich Geld. Wenn das kein Argument ist. Und das Ganze ist nichts anderes als ein Workflow, wie ähnlich ihn auch Flow beherrscht.

Ein sehr einfaches, jedoch auch praktisches Beispiel, wie ich mit Flow einen automatisierten Prozess einrichte, möchte ich hier zeigen. Einer der Vorzüge von Microsofts OneNote ist das gemeinsame Nutzen eines einzigen Notizbuches von mehreren Usern. Nun kann man sich die Situation vorstellen, dass man mit einem Kollegen oder einer Kollegin an einem Projekt arbeitet und nun auf deren Eingabe in einem OneNote-Notizbuch wartet. Statt nun ständig nachzuschauen, ob denn der Beitrag erfolgt ist, kann man sich mittels Flow das Leben sehr vereinfachen.

Wir starten Flow über die bekannten Kacheln links oben aus Office 365 oder Dynamics 365 heraus und gelangen zur Startseite:

Flow Startscreen

Zu den bereits erwähnten Konnektoren gesellen sich hier die Vorlagen. Diese Vorlagen sind bereits vorkonfigurierte Flows. Solch eine Vorlage, nämlich die für eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn in OneNote eine neue Seite erstellt wird, suche ich mir heraus:

Flow Vorlagen

Anschließend wird uns unser neuer Flow präsentiert:

Neuer Flow

Ganz wichtig ist hier die Verbindung zu beiden Konnektoren. Ich bin in diesem Beispiel bei OneNote und bei Outlook angemeldet. Wäre dies nicht der Fall, würde Flow dies mit roten Warnzeichen signalisieren. Die Konsequenz aus einer Nicht-Erreichbarkeit eines Konnektors ist freilich, dass kein Fluss zustande kommen kann. Natürlich spielt es da keine Rolle, ob ich nicht angemeldet bin oder der Dienst gerade einfach nicht erreichbar ist (selten, kommt aber durchaus vor).
Da es Flows in verschiedene Richtungen gibt, zeigt uns die Grafik hier auch gleich an, von wo nach wo dieser Flow geht, nämlich von OneNote nach Outlook. Das kann auch genau umgekehrt sein, nämlich, wenn ich eine Notiz wünsche, falls eine bestimmte E-Mail eingeht.

Anschließend können wir unseren Flow konfigurieren. Hier sehen wir auch, dass es gerade am Anfang sehr vorteilhaft ist, eine Vorlage zu verwenden, da wir schlicht gezeigt bekommen, wo welche Angaben zu machen sind:

Aufbau Flow

Hier wähle ich im oberen Bereich per Dropdown das gewünschte Notizbuch und den Bereich des entsprechenden Notizbuches aus. Im Abschnitt „Send an email“ gebe ich die E-Mail-Adresse an, an die die Info gehen soll, sobald eine neue Seite im Notizbuch erstellt wird.
Ich bestätige anschließend alles mit speichern und bekommt im Folgenden die Bestätigung, dass der Flow erstellt wurde:

Flow erstellt

Ich kann diese Seite nun guten Gewissens verlassen, da ich eine Liste meiner eingerichteten Flows immer über meine Flows erreichen kann:

Navigation Flow

Sollte nun ab sofort eine neue Seite (auf die ich ja in unserem Beispiel warte) erstellt werden, bekomme ich automatisch und umgehend eine E-Mail. Diese kann dann so aussehen:

E-Mail Erfolg

Natürlich bietet Microsoft für Flow auch eine Mobil-App für Android, Apple und Windows-Phone an. Die App bietet unterwegs einen guten Überblick. Das kann dann in unserem Fallbeispiel so aussehen:

Flow Mobilansicht

Dies war nur eine sehr einfache der äußerst vielfältigen Möglichkeiten von Microsofts Flow. Andere gern genommene Beispiele verknüpfen insbesondere Nicht-Microsoft-Plattformen. So kann man zum Beispiel automatisch einen Tweet erstellen lassen, wenn es auf Facebook einen bestimmten Post gibt. Die Möglichkeiten sind schier unüberschaubar.

Tatsache ist jedoch, dass Flow mir im Arbeitsalltag eine Menge Arbeit und auch Sorgen abnehmen kann. Flow ist in allen Plänen von Office 365 und Dynamics 365 enthalten und hat somit das Potenzial zu einem echten Business-Werkzeug. Auch eine kostenfreie Version ist erhältlich.

Lassen Sie es fließen!