…jedoch, so schön, wie es dort auch sein mag, so unbekannt wie die Holsteinische Gemeinde ist den meisten Nutzern die Funktionalität von Microsofts Delve. Delve ist fester Bestandteil eines Geschäfts-, Schul- oder Uni-Kontos in Office 365. Es muss also nicht zusätzlich erworben und nachinstalliert werden. Ebenso ist es nicht als Stand-Alone-Lösung zu haben. Warum dies so ist, wird jedermann schnell klar, wenn er den Sinn und Zweck von Delve versteht: es ist die intelligente und private Such- und Organisationsmaschine eines Office365-Nutzers.

Einer der großen Vorteile einer Office365-Umgebung, aufgebaut aus (beispielsweise) SharePoint und OneDrive, besteht in der Möglichkeit, Dokumente zentral zu verwalten und auch gemeinsam zu bearbeiten. Dieses gemeinsame Bearbeiten gelingt praktisch von jedem Ort der Welt aus, der zumindest zeitweise über eine Internetverbindung verfügt. (Ver)Alte(te) Ordnerstrukturen und unübersichtliches Hin- und Her-E-Mailen von Office-Dokumenten gehören in solch einer cloudbasierten Lösung endlich der IT-technischen Vergangenheit an. Damit sinken auch die Speicher- und die Netzwerklast deutlich. Allein, was bleibt, bzw. was in dieser Form neu auf die Nutzer zukommt, ist die Problematik, seine eigenen Dokumente mit Übersicht und auf einen Blick im Auge zu behalten. Denn es sind ja nicht nur die eigenen Dateien, sondern auch solche, anderer Nutzer, an denen ich jedoch mitwirke, die es zu beobachten gelten kann. Und genau hier setzt Delve an und kommt uns mit Tatkraft zu Hilfe.

In einer Office365-Umgebung genügt ein Aufruf aus dem Kachelmenü, um Delve zu starten:

Delve Start links

linke Hälfte der Delve-Startseite

 

Was den Nutzer dort erwartet, erinnert viele an die Startseite einer SocialMediaPlattform. Und der Gedanke ist auch gar nicht mal so weit hergeholt. Auch hier finde ich „Sachen“ wieder, an die ich vielleicht schon gar nicht mehr gedacht habe, einfach, weil sie „Aus dem Auge, aus dem Sinn“ geraten waren. Dies ist ja gerade eine Problematik, welche sich durch die immer weiter zunehmende Schnelligkeit unserer täglichen Datenwelt ergibt: wir arbeiten an so vielen Word-Dokumenten, PowerPoint-Präsentationen und was noch alles. Zudem sind wir auch noch interessiert, wenn auf bestimmten Seiten Änderungen gemacht werden oder müssen es unbedingt wissen, wenn an einem besonderen Dokument Änderungen erstellt werden, dass wir ganz schnell den Überblick verlieren können. Nun, diesen Überblick verschafft uns Delve ganz leicht wieder. Im Hintergrund von Delve arbeitet eine intelligente und selbst lernende Maschine, die Ihnen die Dinge, die Sie benötigen, darbietet 

Delve-Start rechts

rechte Hälfte der Delve-Startseite

 

Ich kann in diesem Moment im meinem Geiste schon förmlich die Aufschreie der besorgten Nutzer hören, die um die Sicherheit ihrer Privatsphäre und/oder ihres Datenschutzes allgemein besorgt sind. Ist es doch ausgerechnet eine Maschine, die meine Daten sucht, aufbereitet (und sicherlich auch speichert). Aber keine Sorge, Delve wahrt zu jedem Zeitpunkt alle Freigabeeinstellungen, wie etwas Schreib- und/oder Leserechte, an einem Dokument. Sollten der Administration (oder dem Anwender) jedoch hier Fehler unterlaufen sein, dient Delve als hervorragendes Tool, um solche Fehlkonfigurationen aufzudecken (und ich erspare mir hier an der Stelle den Zwinker-Smiley). Aber Scherz beiseite, Delve zeigt mir lediglich meine ganz persönliche Sicht auf meine Daten, bzw. Dokumente und diese, zu denen ich von den Eigentümern eine Freigabe oder Mitwirkung erhalten habe. Ebenso listet Delve mir genau die Personen und Gruppen auf, denen ich auch folgen will. Es ist hier ganz wichtig zu verstehen, dass aus Delve heraus keinerlei Dokumente erstellt werden. Es ist lediglich eine Sicht auf diese.  
 
Für mich persönlich ist Delve eine Art Cockpit. Mit Arbeitsbeginn in unserer SharePoint-Umgebung starte ich als Erstes Delve, um mir einen schnellen Überblick zu verschaffen. So kann mein Arbeitstag beginnen.