Mit Verfassen dieses Blog-Beitrags im Dezember 2017 trägt Microsofts Forms noch offiziell den Status Preview. Vielleicht ist das der Grund, das Forms unter den Web-Nutzern, die nicht im Schul- oder Prüfungsalltag tätig sind, noch ein regelrechtes Schattendasein führt und dort kaum bekannt ist.

Im Rahmen einer sicheren Prüfungsumgebung (und sicher meint an dieser Stelle, dem Prüfling die Chancen zum Schummeln zu nehmen) spielt Forms allerdings sein ganzes Potenzial aus. Weiterführende Infos zum Thema Prüfungsumgebung findet man auf den Microsoftseiten unter den Schlagwörtern „take a test“ oder „Durchführen von Prüfungen unter Windows 10“.  Die Vorgehensweise ist dabei im Prinzip recht simpel. Man richtet auf dem Prüfungsrechner nach Anleitung ein neues Konto ein, das nur zu Prüfungszwecken dient. Meldet man sich nach dem Einrichten an diesem Konto und am gemeinsamen Office 365-Konto an, stehen mit Aufruf der Prüfung keine weiteren Programme, Apps etc. zur Verfügung. Der Clou an der Sache ist, dass somit auch das eigene Notebook oder der eigene PC für eine „sichere“ Prüfung hergenommen werden kann. Wichtig ist hier allerdings, dass es ein aktuelles Windows 10 auf dem Gerät zum Einsatz kommt und dass es ein gemeinsames Office 365-Konto gibt. Nach der Prüfung meldet man sich vom Prüfungskonto ab und mit seinem eigenen, ursprünglichen Konto wieder an, und es stehen einem wieder, wie gewohnt, alle Funktionen und Apps des Rechners zur Verfügung.

Eine solche Prüfung ist aus der Sicht von Forms auch nichts anderes als ein Quiz oder ein Formular für (zum Beispiel) Umfragen. Man erstellt einen Fragenkatalog, entscheidet sich für ein Antwortenformat und versendet die Umfrage oder das Quiz an seine Kollegen. Nachdem die Prüfung, das Quiz oder die Umfrage abgeschlossen ist, erhält der Ersteller ein detaillierte Auswertung der Antwortdaten. Dies möchte ich anhand eines kleinen Fallbeispiels einmal demonstrieren.

Thema soll eine firmenweite Umfrage sein, wann die alljährliche Firmenfeier stattfinden soll.
Forms wird wie alle anderen Anwendungen aus Office 365 heraus als Kachel gestartet oder direkt über https://forms.office.com

Beim ersten Aufruf sieht die Seite natürlich noch sehr übersichtlich aus.

Wir starten unsere Umfrage und Microsoft verkauft uns das dann als Quiz. Das gilt für den Fall, dass der Fragebogen einmalig ausgeführt werden soll. Möchte ich eine Prüfung und/oder Umfrage öfters durchführen, so lege ich ein Formular an, das anschließend immer wieder für Umfragen genutzt werden kann. Formulare sind also gespeicherte Umfrage-/Prüfungsbögen.
Wir starten ein neues Quiz und gelangen zur folgenden Eingabe:

Ein Klick auf Unbekanntes Quiz und ich kann dem Kind auch einen Namen geben. Sobald ich das mache, habe ich auch gleich die Möglichkeit eine Grafik oder ein Bild hinzuzufügen. Der Dialog dazu öffnet sich beim Klick auf das Grafiksymbol rechts. Dazu kann ich eine bing-Suche durchführen oder das Bild aus OneDrive nehmen oder vom lokalen Rechner aus hochladen. Wir nennen unsere Umfrage Terminfindung Firmenfeier.  Wenn ich möchte, kann ich noch einen beschreibenden Text hinzufügen. Das erspare ich mir in dem Fall und füge einfach eine Frage (die entscheidende) hinzu:

Nach der Auswahl von + Frage hinzufügen fordert mich Forms auf, die Art der Antwort, also das erwartete Format, festzulegen.

In unserem Fall möchte ich, dass meine Kollegen einfach ein Datum aus dem sich öffnenden Kalender auswählen. Daneben stehen mir aber auch Auswahlknöpfe (diese auch als Multiple Choice), Freitext oder eine Bewertung mit Sternchen als Antwortformate zur Verfügung. Nachdem ich Datum gewählt habe, kann ich den Fragetext eingeben.

Unten rechts sehen wir aber noch einen weiteren Schaltknopf: Erforderlich. Der macht in unserer kleinen Umfrage natürlich wenig Sinn. In anderen Fällen kann er aber sehr wohl Sinn machen. Dann kann die Umfrage, das Quiz oder die Prüfung nicht abgeschlossen werden, ohne, dass die Frage beantwortet wurde.

Damit ist meine kleine Umfrage soweit fertig. Ich habe oben rechts die Möglichkeit mit einer Vorschau der Frage anzuschauen.

So sieht meine Umfrage bei meinen Kollegen dann aus:

Mit der Vorschau bekomme ich ein weiteres nettes Feature geliefert. Dies ist die Ansicht, wie meine Umfrage auf einem Smartphone oder einem anderen Mobilgerät aussieht:

Wenn ich wieder <- Zurück  navigiere, kann ich via Design der Sache noch mehr Farbe verleihen.

Ich belasse es bei den Voreinstellung und möchte meine Umfrage nun auch meine Kollegen richten. Dazu wähle ich oben den Schalter Teilen. Damit öffnet sich folgende Menüauswahl:

Hier stehen mir gleich mehrere Möglichkeiten zur Auswahl meine Umfrage publik zu machen. Der erste, der vier markierten Button ist bereits aktiviert. Er läßt mich den Link zur Umfrage kopieren. Damit kann ich dann im Anschluss quasi machen, was ich will. Der zweite Knopf QR erstellt auf Wunsch einen QR-Code, den ich herunterladen und ebenfalls weiter verarbeiten, also ggf. ausdrucken oder sonstwie versenden, kann. Einen Knopf weiter </> kann ich mir fertigen HTML-Quellcode ausgeben lassen, um die Umfrage auf meiner Homepage (oder auf Sway) einzufügen. Wir wählen aber den vierten Button, da wir die Umfrage per E-Mail starten wollen.
Daraufhin öffnet sich umgehend unser E-Mail-Programm und wir finden dort den Link zur Umfrage bereits eingebunden und wir müssen lediglich noch die Empfänger(-gruppe) angeben.

Großer Vorteil ist nun, dass mir meine Kollegen nicht alle eine E-Mail mit ihrem gewünschten Datum zusenden. Stattdessen beantworten sie einfach online die Frage.

Ich habe nun als Ersteller der Umfrage jederzeit die Möglichkeit, unter dem Reiter Antworten nachzuschauen, was sich bislang getan hat.

Dies ist natürlich nur ein äußerst einfaches Beispiel, was man mit Forms alles abbilden kann.
Wenn Forms anspruchsvollere Fragen und Antworten in Prüfungsform darstellt und verarbeitet, dann kann das sehr viel komplexer aussehen, da ich zum Beispiel auch die Möglichkeit habe, die Tastatur eines wissenschaftlichen Taschenrechners einblenden zu lassen, um damit mathematische Formeln einzugeben.

Damit wird anschließend auch die Auswertung der Antworten wesentlich komplexer. Gleichzeit steht mir als Prüfer jedoch auch ein mächtiges Auswertewerkzeug zur Verfügung.

Neben seiner (Haupt-?)Daseinsberechtigung als Teil einer Prüfungsumgebung, kann uns Forms aber sicher viel Hin- und Her während Umfragen abnehmen. Es macht Spaß sich damit einmal auseinander zu setzten und zu schauen, was man damit alles anstellen kann.
Viel Spaß dabei!